“Met Dailey delen we mooie verhalen en inspireren we elkaar”

We spraken met David van Toor, contentspecialist bij de Bibliotheek Utrecht, over organisatorische uitdagingen en hoe Dailey daarbij een centrale rol speelt. 

"Met 12 vestigingen en meer dan 175 medewerkers, is het essentieel dat iedereen op één lijn zit en op de hoogte blijft van wat er gaande is binnen de organisatie."

Welke uitdagingen heeft jullie bibliotheekorganisatie als het gaat om interne communicatie? En hoe helpt Dailey hierbij?

“De bibliotheek zit fysiek op meerdere locaties in Utrecht. Er is één centrale bibliotheek in het hart van Utrecht en er zijn elf wijkbibliotheken. Iedere bibliotheek in Utrecht is anders. Elke bieb heeft haar eigen bezoekers, programma’s en aanbod. De kunst is om goed op elkaar aangesloten te zijn. Zo is Bibliotheek Neude een heel andere bibliotheek dan de bibliotheek in Tuinwijk. 

We willen alle stemmen horen en in communicatie de hele organisatie faciliteren. Met Dailey bieden we onze collega’s een laagdrempelig platform om kennis en verhalen te delen en elkaar te inspireren. We zijn beter op de hoogte van wat er binnen de bibliotheek speelt en zijn in staat om elkaar makkelijker te bereiken.”

In Dailey is het mogelijk om een zelfgekozen structuur aan te brengen in de interne informatie. Hoe helpt dit jullie?

"De interne informatie, kortweg informatiebank, is voor ons de organisatorische basis. We werken continu aan verbetering van de structuur. Zo zorgen we ervoor dat collega’s die op zoek zijn naar belangrijke informatie dit makkelijk kunnen vinden."

Zorgt Dailey ook voor verbondenheid tussen medewerkers?

“Zeker. Naast het raadplegen van de informatiebank voor bedrijfsregelingen en werkinstructies, introduceren we nieuwe collega’s via blogs, delen we nieuwe vacatures via nieuwsberichten en worden er veel korte én lange berichten gedeeld over mooie momenten in de Bieb. Van verslagen over een geslaagde Kinderboekenweek tot memorabele momenten in de dienstverlening in de wijken.”

Welke kansen zie je om de interne communicatie nog verder te versterken?

“We gaan nog meer doen met de groepenfunctie. We hebben nu groepen als ‘Prikbord’ en ‘Even voorstellen’. We willen toewerken naar bijvoorbeeld projectgroepen of een eigen omgeving voor de verschillende afdelingen binnen de bibliotheek. We onderzoeken momenteel hoe we dit gaan combineren met andere kanalen, zoals Microsoft Teams.”

Jullie intranet wordt actief gebruikt. Hoe verklaar jij het succes?

“De frisse vormgeving van Dailey en de lage drempel om mee te doen heeft gezorgd voor veel meer interactiviteit op intranet. Veel collega’s weten hun weg naar Dailey te vinden om iets bij te dragen. Het intranet is voor ons als bibliotheek veranderd van een plek waar men alleen informatie kwam halen naar een plek waar collega’s nu ook iets komen brengen.”